ISU-ISU PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN – SATU PERKONGISIAN PENGALAMAN

Sekadar ingin berkongsi dengan anda semua, atas pengalaman saya yang sedikit ini yang telah berkhidmat lebih 20 tahun di dalam isu-isu pengurusan organisasi dan pembangunan spiritual yang melibatkan organisasi kerajaan dan swasta. Selalunya masalah-masalah yang dikongsikan kepada saya adalah masalah antara golongan pengurusan tertinggi, pihak pentadbiran, pengurusan dan juga kakitangan sokongan adalah seperti berikut:

Sistem pengurusan yang sering berubah

Sistem pengurusan perlu dikuasai oleh setiap pekerja bagi mendapatkan pengurusan yang efisien dan produktif. Andai sistem pengurusan bagi organisasi tersebut sering mengalami perubahan, kakitangan akan mengalami tekanan kerja kerana tidak memahami konsep dan bidang kuasa kerja dengan tepat dan jelas. Sudah pasti kerja akan dilakukan dalam keadaan bercelaru dan tidak tahu kepada siapa untuk dirujuk.

Ini gagal atau sering berlaku kerana kita gagal merancang dan melaksanakan satu perubahan itu tanpa memikir hanya kerana megikut arahan pihak atasan. Segala moral dan akhlak ditolak ketepi, demi mengipas atau “yes boss” atau “betulah boss”. Pentadbiran urus korporat tidak digunapakai.

Komunikasi ‘break down’

Ini adalah antara ranking tertinggi masalah yang sering berlaku di organisasi. Ada beberapa sebab berlaku masalah ini. Antaranya pihak atasan terlalu ‘bossy’ dengan kakitangan mereka. Mereka tidak mengendahkan masalah yang berlaku di peringkat bawahan, tidak ‘briefing tugasan’ dengan baik, dan banyak memberikan arahan. Peratus tertinggi ialah pihak atasan hanya memberikan arahan kepada pekerja bawahan. Bayangkan apabila komunikasi tidak berkesan bagaimana pengurusan di organisasi tersebut? Anda sendiri tentu dapat bayangkan.

Cuba keluar dari bilik yang selesa dan turun ke bahagian operasi untuk mengetahui rungutan serta luahan rasa kakitangan. Adakalanya rungutan itu adalah satu cadangan yang boleh diterima pakai. Hanya mereka yang terlibat dalam sesuatu bidang itu mengetahui isu yang sebenarnya.

Posisi kerja dan kelayakan jauh berbeza

Antara rungutan yang sering diajukan kepada saya ramai staf yang tidak dapat menguasai bidang kerja mereka dengan baik. Cuba bayangkan anda berpotensi dalam bidang IT tetapi diletakkan dalam pengurusan kewangan. Bagaimana anda ingin menjalankan kerja anda? Saya tidak mengatakan itu adalah mustahil untuk dilakukan. Cuma jika tidak ada penerangan bidang kerja dengan jelas pasti akan memberikan tekanan pada staf tersebut.

Contoh yang lain, kapasiti kakaitangan itu hanya mampu melaksanakan kerja sebagai seorang kerani tetapi dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan kerja-kerja seorang eksekutif. Bagi individu tidak yang mengerti tentang tanggungjwab jawatan tersebut diterima sebagai tanda megah tetapi outputnya masih sama seperti yang diberikan oleh seorang kerani. Apabila kakitangfan tersebut gagal melaksanakan tugasnya sebagai seorang eksekutif, kita begitu mudah menyalahkannya.Kita sebenarnya telah menganayaikan individu tersebut.

Kurang mendapat pendedahan dan kursus

Kerja adalah satu cara menuntut output dari anda. Tetapi jika bertahun-tahun output dituntut dari seorang pekerja sedangkan dia kurang mendapat input, bagaimana situasi kerjanya? Pasti anda akan stres, kurang mahir dan juga hilang motivasi untuk melakukan kerja setiap hari. Ramai yang mengadukan hal ini kepada saya. Ada organisasi yang tidak dapat menguruskan latihan untuk staf mereka dengan baik sehinggakan ada yang bekerja 10 tahun belum pernah menghadiri kursus-kursus kemahiran kerja dan motivasi pembangunan diri.

Pengurusan secara “little napolean”

Dalam konsep lain ialah “little napolean” ialah “gila kuasa”, dimana beberapa indivisu mengadakan undang-undang kecil tersendiri didalam melaksanakan tugas dan menindaskan kakitangan bahagian yang lain atau bawahan. Situasi “syok sendiri” ini perlulah dihakiskan dan tentukan hanya arahan-arahan rasmi sahaja dikuatkuasakan.

Ataupun jika ingin mengeluarkan arahan atau teguran buatlah secara “formal” iaitu bertulis agar keputusan atau arahan tersebut boleh dirujuk dengan rasmi kepada pihak yang lebih tinggi atau bertanggungjawab.

Pengurusan secara ugutan atau ketakutan (management by fear)

Kakitangan ditakutkan dengan ugutan atau amaran yang bersifat menindas dan tidak amanah. Ini juga akan menimbulkan rasa tidak puas hati dan seterusnya mempengaruhi produktiviti syarikat.